第136回大会で発表・視聴される皆さまへの注意事項

第136回大会で発表・視聴される皆さまへの注意事項

(English)

I. 口頭発表される方へ
II. ポスター発表される方へ
III. オンラインで視聴される方へ
IV. 発表・視聴されるすべての方へ:著作権等に関する注意事項

I. 口頭発表される方へ

1.口頭発表の方法

  • 第136回北海道大学大会での発表・質疑応答は、大会会場(対面)で行われます。発表者が大会会場の外からオンラインで発表することはできません。会場での発表はライブ配信され、オンライン視聴者からの質疑はチャットでのみ対応します。また、発表は後日オンデマンドで配信されます。以上の前提のもとで発表者は以下の注意に従って対応してください。
  • 口頭発表の機材は会場に設置したPC(Windows 11)(以下、「会場PC」)と液晶プロジェクタです。会場PCにインストールされているMicrosoft PowerPoint 2019 (あるいはそれ以降のバージョン) または Adobe Acrobat で発表していただきます。
  • 会場PCからZoomで参加者に講演をライブ配信するため、ご自身のPCやMacを液晶プロジェクタに接続することはできません。後述するように、発表ファイルを事前に会場PCにコピーしていただきます。それができなかった場合は講演できず、キャンセル扱いとなります。くれぐれもご注意ください。

2.オンデマンド配信について

  • 各講演は録画し、大会終了後の一定期間、 大会プラットフォーム”Claris”にて参加者限定でオンデマンド配信します。(オンデマンド配信の期間は検討中です。)
  • 発表録画のオンデマンド配信を避けるべき特段の事情(例えば特許関係など)のある発表者は、事情をプログラム編成担当者(program<at>forestry.jp)までお知らせください。その発表はオンデマンド配信の対象外といたします。文末の「IV発表・視聴されるすべての方へ:著作権等に関する注意事項」もご確認ください。

3.発表ファイルの形式、ファイル名の付け方

  • 発表にはパワーポイントファイルまたはPDFを用いてください。パワーポイントのファイルの場合、Power Point 2019以降のバージョンで読み込めるようご準備ください。
  • ファイル名は講演番号+筆頭者の名前としてください(例:S1-1森林太郎.pptx)。
    ※ 講演番号については、大会プログラムをご参照ください。(大会プログラム(暫定公開版:2024年12月27日公開)に記載されている講演番号は、大会当日まで変更になることはありません。)
  • 発表スライドの縦横比は4:3に設定してください。(機材トラブルを避けるため)
  • 特殊なフォントは会場PC にはインストールされていないため、該当しそうなフォントの使用は避けていただくか、またはフォント情報を埋め込んだPDF に変換して用いてください
  • Mac でパワーポイントファイルを作成される講演者は当日を迎える前にお手近のWindows PC のMicrosoft PowerPoint で動作させ、文字化けやレイアウトのズレ等が生じていないかどうかをご確認ください。あるいは上述のようにフォント情報を埋め込んだPDF に変換してください。

4.発表ファイルの会場PC への保存

  • ファイルは発表する午前あるいは午後のセッションの開始15 分前までに、会場PC のデスクトップ画面にある日付と名前のついたフォルダー(例:21 日午前企画シンポS1)に保存してください。
  • ファイルの保存は、以下の2つの方法のどちらかをお使いください。今大会では、専用サイト等からの事前提出は受付けておりません。なお、SD カードのスロットはありません。
    • USB 接続可能なメディアにファイルを保存して持参し、会場PC に接続・挿入してファイルをコピーする(推奨)
    • 会場PC のブラウザ(Edge)から発表者の使用するクラウドサービス等にログインし、ダウンロードする
  • ファイルを会場PC に保存後、動作確認されることをお勧めします(特にアニメーション・動画の機能を使用される場合)。
  • ファイルを保存したメディアは、ウィルスチェックも含め、ご自身で管理してください。会場設置のコンピュータからウィルスの感染が起こった場合でも、大会運営委員会は一切責任を負いませんのでご了承ください。

5.講演時間

  • 部門別口頭発表及び公募セッションの講演時間は1件15分(講演12分、討論3分)です。企画シンポジウムでの講演時間はコーディネータの指示に従ってください。

6.講演間のファイルの切り替え

  • ライブ配信のトラブルを避けるため、講演の切り替え時のファイルのオープン・クローズは、会場係が行います。発表者ご自身ではなさらないでください。

II. ポスター発表される方へ

1.ポスター発表の方法

  • 第136 回大会のポスター発表形式は「オンライン」です。事前に提出されたポスターファイルを大会プラットフォーム内に掲示します。大会期間中および大会終了後の一定期間、 大会参加者によるオンデマンド閲覧が可能です。オンデマンド配信についての注意事項について、文末の「IV 発表・視聴されるすべての方へ:著作権等に関する注意事項」もご確認ください。
  • 対面会場での追加掲示(定員あり,受付は終了しました):オンラインポスターに追加して、対面会場でのポスター掲示を行うことができます。ただし、対面会場にポスターを掲示しても、大会プラットフォーム内にオンラインポスターがアップロードされない場合は今大会の正式な発表実績にはなりません。
  • ポスター発表される方は,大会プラットフォーム内にオンラインポスターがアップロードされていれば、対面会場にポスターが掲示されなくても、今大会の正式な発表実績となります。

2.オンラインポスター発表について

  • オンライン発表用ポスターファイルの形式:ファイル形式はPDF(A4 縦),ファイル容量は20MB以下とします。音声付き動画ファイルは使用できません。
  • オンラインポスター掲示期間中はチャットによる質疑応答が行えます。学生ポスター賞応募者は審査期間に必ず質疑応答を行ってください(4.を参照)。
  • オンラインポスターに対する質疑応答(チャット)には、コアタイム(発表者が質疑応答に対応すべき時間帯)を設定しません。

3.対面会場におけるポスターの追加掲示について

  • 対面会場のポスターパネルのサイズは縦210 cm×横90 cmです。
  • 大会運営委員会で用意するものは、講演番号を貼ったパネルと画鋲のみです。
    ※ 講演番号については、大会プログラムが公開をご参照ください(大会プログラム(暫定公開版:2024年12月27日公開)に記載されている講演番号は、大会当日まで変更になることはありません。)
  • 学会大会期間中、対面会場に掲示されたポスターに対する質疑応答の時間(口頭発表がない時間帯)を確保します。発表者は、この時間にポスター会場において対面で質疑応答できます(質疑応答は義務ではありませんが、推奨いたします)。

4.学生ポスター賞の審査

  • 学生ポスター賞の審査は、大会プラットフォーム内のオンライン会場に掲示されたポスター、及びオンラインでのチャットによる質疑応答により行います。
  • 学生ポスター賞の審査期間は ポスター掲示開始 〜 3月18日(火)17:00です。期間中に質疑への応答がないと学生ポスター賞は受賞できませんので注意してください。
  • 学生ポスター賞受賞者の発表は2025 年 3 月 20 日(木)の審査・選考終了後に大会ウェブサイトにて行います。また受賞者には3月20日にメールで受賞の連絡をするととともに、3月22日の閉会式にて表彰いたしますのでぜひご出席下さい。表彰式の様子は配信しますので、大会参加者のみなさまはオンラインでのご視聴も可能です。

5.ポスター発表ファイルの提出期限

  • オンライン閲覧用に2025年2月20日(木)~3月12日(水,17:00期限)の期間中にポスター発表ファイル(PDF形式)を専用サイトから提出してください。期限前であれば何度でも再提出が可能です。
  • 提出期限までにポスターファイルが提出されない場合、ポスター発表はキャンセルとして扱われます。大会プラットフォーム内のオンラインポスターの該当ページには何も表示されず、後日印刷される講演要旨集からは要旨が削除されます。
  • ポスターが閲覧可能な期間は3月13日(大会1週間前)~3月28日です。
  • 提出されたポスターの内容について、大会運営委員会およびプログラム編成担当は配信前に確認をしません。ポスターの文責は発表者にあります。問題となるかもしれない表現・記述などがないか、提出前にご確認ください。

III. オンラインで視聴される方へ

大会プラットフォーム”Claris”へのログイン

  • 日本森林学会の大会ウェブサイト(https://www.forestry.jp/meeting/)に、大会プラットフォーム”Claris”へのリンクを掲載します。大会プラットフォーム”Claris”に直接アクセスしても構いません(https://conference.iap-jp.org/jfs/conference/login)。
  • 参加申込みの際に発行された【WEB受付番号】と【登録したメールアドレス】でログインします。

2.口頭発表

  • 大会期間中、各講演をライブ配信します。
  • 企画シンポジウム、公募セッション、部門別発表が配信の対象です。学会企画の中にも配信されるものがあります(プログラムをご確認ください)。なお、3月23日の関連研究集会は配信の対象外です。
  • 質疑応答はチャットでのみ対応します。
  • 大会期間終了後の一定期間、参加者限定で各講演の録画をオンデマンド配信します。

3.ポスター発表

  • Clarisにポスター発表のタイトル一覧を掲示します。タイトルをクリックするとポスターを閲覧できます。閲覧可能な期間は3月13日~3月28日です。
  • 掲示期間中はチャットによる質疑応答が行えます。

4.注意事項

  • ClarisにログインするためのURLやWEB受付番号等は他者と共有しないでください。

IV. 発表・視聴されるすべての方へ:著作権等に関する注意事項

  • 発表者以外の者が著作権を有する図表・写真・映像等を使用し、かつその使用に作者の許諾が必要な場合には、事前にその作者からご自身で許諾を得ていただくとともに、プレゼンテーションあるいはポスターに出典元の情報を適切に示してください。
  • 発表者ら以外の者が著作権を有する図表・写真・映像等を使用し、かつその使用に作者の許諾は不要だが一定の条件が課せられている場合には、その条件を遵守してください(例:Google Earthの画面)。
  • 寺社仏閣、美術品、芸能人の肖像、映画のシーン等は、ご自身が撮影した写真や画像であっても絶対に使用しないでください。
  • 現地参加、オンライン参加に係らず視聴中、閲覧中の一切の録音・録画・写真撮影・スクリーンショットの保存等は絶対にしないで下さい。
  • その他、他者への誹謗中傷と誤解されかねない表現・記述や、特許申請中の秘密情報など、公開後に問題となる可能性あるコンテンツが含まれていないか、発表資料の提出および発表前に、ご自身で十分にご確認ください。